De 8 trin i tydelig kommunikation

Hvorfor er kommunikation så svært? Hvorfor beretter stort set alle ledere om, at de har svært ved at få kommunikeret, så deres medarbejdere forstår, hvad de mener?

I retorikkens verden har førende forskere faktisk gjort det ret simpelt og lavet en 8-trinsmodel. De 8 trin symboliserer 8 HV-spørgsmål, som altid er relevante at overveje inden vi planlægger at præsentere et budskab.

Hvem siger hvad, hvor, til hvem, hvornår, hvor længe, hvordan og med hvilken virkning? Ingen af de 8 parametre er nemlig ligegyldige…

I kender helt sikkert fra jer selv, at det ikke er helt underordnet, hvem et givet budskab kommer fra. Et budskab bliver altid mest tydeligt, når det kommer ”direkte fra hestens mund”. Det betyder også, at de senere års modedille med at uddelegere, måske kan komme lidt på prøve. Måske er det den øverste leder, der skal kommunikere, hvordan omstruktureringen af afdelingen kommer til at foregå?

Overvej, hvor du kommunikerer dit budskab

Det giver sig selv, at selve indholdet af budskabet også er vigtigt, men hvem havde tænkt på, at lokationen også havde betydning? Det er centralt at overveje, hvilket sted der passer til det pågældende budskab. Kantinen kan egne sig til mange ting, men det er ikke sikkert at beskeder, der potentielt kan have stor betydning for den enkelte, gives i et for uformelt miljø.

Hvem er din målgruppe?

Målgruppen for budskabet er vi også vant til at tage hensyn til. Men hvor godt kender vi dem? I hvor høj grad har vi sat os ind i, hvad der mon er vigtigt for dem – og hvad der gør dem glade, kede af det eller bange? Når vi skal nå vores modtagere tydeligt og præcist, har vi brug for at sætte os i deres sted.

Hvornår vælger du at kommunikere dit budskab?

Timing af et budskab må vi bestemt heller ikke undervurdere. En vigtig meddelelse må ikke drukne i ligegyldige beskeder - og især må en kritisk meddelelse ikke serveres lige inden mødet eller seancen er slut. Tænk på, at vi alle fordøjer kritiske beskeder på forskellig vis, og at nogle personlighedstyper har behov for mere betænkningstid end andre.

Længden af kommunikationen bør afpasses ift. vigtigheden af budskabet. At noget varer længe, signalerer ubevidst til tilhørerne, at budskabet er vigtigt.

Hvilken kommunikationsform vælger du?

Der er mange metoder at kommunikere på – og metoden skal naturligvis altid tilpasses budskabet. Så overvej altid om Power Point virkelig er den mest passende metode lige her! Vi har over mange år opbygget en decideret PP-kultur, hvor vi nærmest ikke kan modtage en besked uden samtidig at få vist et slide-deck med samme besked. Husk på at 10.000-vis af budskaber dagligt går tabt i Power Point! Hvis Power Point er den mest passende metode, så husk, at det bedst anvendes til at give overblik, dokumentation eller indsigt – og hold dig til max. 2 budskaber pr. slide.

Hvilken virkning skal dit budskab have?

Det sidste spørgsmål er formentlig det vigtigste af de 8 HV-spørgsmål; Hvad er det dine tilhørere skal huske, når de går derfra? Vær tydelig på det og gentag det gerne – alle gode gange 3! Forsøg også at formidle til dem, hvad de skal gøre noget ved. Hold dig fra at fortælle dem om hvad der IKKE sker og hvad de IKKE skal gøre. Det skaber blot forvirring og uro.

Men… Aller vigtigst er det at overveje: Tror du egentlig selv på dit budskab? Kan du stå autentisk i det? Du bliver luret, hvis du ikke gør… Vi mennesker kan mærke hinanden i langt højere grad end vi går og tror! Læs mere om personlig gennemslagskraft her.